La présente Politique de confidentialitédécrit la manière dont Sandelia SRL (ci-après « Sandelia », « nous», « notre ») collecte, utilise, conserve et protège les données àcaractère personnel dans le cadre de l’utilisation de son site web, de saplateforme logicielle et de l’ensemble de ses services (les « Services»).
Cette Politique complète les ConditionsGénérales d’Utilisation (CGU). En cas de contradiction, les CGU prévalentpour les aspects contractuels.
1. Identité du responsable du traitement
Responsable du traitement (RGPD)
Sandelia SRL
Avenue Louise 271, 1050 Ixelles, Belgique
Numéro d’entreprise (BCE) : BE 1027.733.509
E-mail : info@sandelia.be
Contact RGPD / Privacy
📩info@sandelia.be (objet : « RGPD – Sandelia »)
Sandelia n’a pas désigné de délégué à laprotection des données (DPO) à ce stade. En cas de désignation ultérieure, laprésente Politique sera mise à jour.
2. Champ d’application – Personnesconcernées
La présente Politique s’applique notammentaux catégories de personnes suivantes :
Les Services sont strictement B2B etdestinés à un usage professionnel.
Ils ne sont pas destinés aux mineurs. Sandelia ne collecte pas sciemment dedonnées concernant des personnes de moins de 18 ans.
3. Rôles RGPD : responsable du traitementet sous-traitant
3.1 Sandelia en tant que responsable dutraitement
Sandelia agit en tant que responsable dutraitement pour les traitements liés notamment à :
3.2 Sandelia en tant que sous-traitant
Lorsque l’utilisateur traite via Sandeliades données concernant ses propres clients, fournisseurs ou partenaires (ex.données figurant sur des factures), l’utilisateur agit en principe comme responsabledu traitement et Sandelia comme sous-traitant, au sens de l’article28 du RGPD.
Dans ce cas, Sandelia traite les donnéesexclusivement pour fournir les Services, conformément aux instructions del’utilisateur et aux CGU.
Un accord de traitement des données (DPA) peut encadrer cette relation.
4. Données à caractère personneltraitées
4.1 Données d’identification et decompte
4.2 Authentification et SSO
Les utilisateurs peuvent se connecter via :
Dans ce cadre, Sandelia traite uniquementles données nécessaires à l’authentification (identifiant unique, e-mail,informations techniques minimales).
4.3 Données professionnelles
4.4 Données de contenu et documents
IBAN
Sandelia ne maintient pas de base de données dédiée aux IBAN des clients oufournisseurs. Toutefois, un IBAN peut apparaître dans le contenu d’unefacture ou d’un document téléversé ou généré par l’utilisateur. Dans cecas, cet IBAN est traité et conservé en tant qu’élément du document concerné,pendant la durée de conservation applicable à ce document.
4.5 Support et communications
L’utilisation de WhatsApp implique untraitement par Meta Platforms selon ses propres politiques de confidentialité.Sandelia recommande de ne pas transmettre d’informations sensibles viaWhatsApp.
4.6 Données techniques et de sécurité
4.7 Cookies et données marketing
Sous réserve de votre consentement :
5. Données exclues et restrictionsd’usage
Sandelia n’est pas destinée au traitementde données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (données de santé,opinions politiques, données biométriques, etc.).
Il est interdit d’utiliser Sandeliapour :
En cas de violation, Sandelia se réserve ledroit de prendre les mesures prévues aux CGU (suppression de contenu,suspension ou résiliation du compte).
6. Finalités et bases juridiques dutraitement
6.1 Exécution du contrat (article 6.1.bRGPD)
6.2 Obligations légales (article 6.1.cRGPD)
6.3 Intérêt légitime (article 6.1.fRGPD)
Sandelia veille à préserver un justeéquilibre entre ses intérêts légitimes et les droits des personnes concernées.
6.4 Consentement (article 6.1.a RGPD)
Le consentement peut être retiré à toutmoment.
7. Fonctionnalités d’intelligenceartificielle
Sandelia propose des assistants IAintégrés, fournis via OpenAI.
7.1 Données transmises
Selon l’utilisation :
7.2 Absence d’opt-out
L’utilisation des fonctionnalités IAimplique la transmission de données à OpenAI.
Aucune option de désactivation (« opt-out ») n’est disponible pour cesfonctionnalités.
7.3 Responsabilité
Les résultats générés par l’IA sontprobabilistes et peuvent contenir des erreurs.
L’utilisateur demeure seul responsable de leur vérification et de leurutilisation.
8. Cookies et traceurs publicitaires
Le site Sandelia utilise un cookie banneravec gestion du consentement.
8.1 Outils utilisés (sous réserve deconsentement)
8.2 Gestion du consentement
L’utilisateur peut accepter, refuser oupersonnaliser les cookies non essentiels via le bandeau cookies, et modifierses préférences à tout moment.
9. Destinataires des données
9.1 Prestataires et sous-traitants
Les données peuvent être traitées par lesprestataires suivants, dans la mesure nécessaire :
9.2 Personnel autorisé
Accès limité aux collaborateurs habilités,soumis à une obligation de confidentialité.
9.3 Autorités
En cas d’obligation légale ou judiciaire.
10. Transferts internationaux
Sandelia privilégie un hébergement et untraitement des données dans l’Union européenne.
Toutefois, certains prestataires (notamment OpenAI) peuvent impliquer destransferts hors EEE.
Dans ce cas, Sandelia met en place desgaranties appropriées (clauses contractuelles types, mesures de sécurité complémentaires).
11. Durées de conservation
11.1 Comptes et données utilisateurs
Les données liées à un compte sontconservées pendant la durée de la relation contractuelle.
11.2 Après résiliation
Après la résiliation du compte et ledernier paiement, les données sont conservées pendant 90 jours afinde permettre leur export ou récupération par l’utilisateur.
À l’issue de ce délai, les données sontsupprimées ou purgées, sauf obligation légale contraire ou litige en cours.
11.3 Logs et sécurité
Les journaux techniques et de sécurité sontconservés aussi longtemps que nécessaire à des fins de sécurité, de préventionde la fraude et de preuve, sans durée fixe prédéterminée.
12. Sécurité
Sandelia met en œuvre des mesurestechniques et organisationnelles appropriées :
À ce stade, l’authentification à deuxfacteurs (2FA/MFA) n’est pas encore déployée, mais son implémentation estprévue prochainement.
13. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, vous disposez desdroits suivants :
Les demandes peuvent être adressées à info@sandelia.be.
Une preuve d’identité peut être demandée.
Autorité de contrôle
En Belgique : Autorité de protection desdonnées (APD/GBA).
14. Communications et newsletters
Sandelia envoie :
15. Modification de la Politique
La présente Politique peut être modifiéepour refléter les évolutions légales, techniques ou fonctionnelles.
Toute modification substantielle fera l’objet d’une information via le site oula plateforme.
16. Droit applicable
La présente Politique est régie par le droitbelge.
Les tribunaux de Bruxelles sont compétents.
