Deze Privacyverklaring beschrijft hoe SandeliaSRL (hierna “Sandelia”, “wij”, “ons”) persoonsgegevensverzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt in het kader van het gebruik van haarwebsite, haar softwareplatform en al haar diensten (de “Diensten”).

Deze Privacyverklaring vormt een aanvullingop de Algemene Gebruiksvoorwaarden (AGV). In geval van tegenstrijdigheidhebben de AGV voorrang voor de contractuele aspecten.

1. Identiteit van deverwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke (AVG)
Sandelia SRL
Louizalaan 271, 1050 Elsene, België
Ondernemingsnummer (KBO): BE 1027.733.509
E-mail: info@sandelia.be

Contact Privacy / AVG
📩info@sandelia.be (onderwerp: “AVG – Sandelia”)

Sandelia heeft op dit moment geenfunctionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Indien dit in detoekomst verandert, zal deze Privacyverklaring worden aangepast.

2. Toepassingsgebied – Betrokkenpersonen

Deze Privacyverklaring is met name vantoepassing op de volgende categorieën personen:

• gebruikers van het Sandelia-platform (beheerders, medewerkers, uitgenodigde gebruikers);
• prospects (contactaanvragen, gratis proefperiode, demonstraties);
• bezoekers van de website;
• personen die Sandelia contacteren via e-mail of WhatsApp voor ondersteuning;
• personen van wie de gegevens voorkomen in documenten die via Sandelia worden verwerkt (klanten, leveranciers, partners van gebruikers).

De Diensten zijn strikt B2B enbedoeld voor professioneel gebruik.
Zij zijn niet bestemd voor minderjarigen. Sandelia verzamelt niet bewustgegevens van personen jonger dan 18 jaar.

3. AVG-rollen:verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

3.1 Sandelia alsverwerkingsverantwoordelijke

Sandelia treedt op als verwerkingsverantwoordelijkevoor verwerkingen die onder meer betrekking hebben op:

• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
• het beheer van proefperiodes, abonnementen en betalingen;
• de facturatie van Sandelia;
• beveiliging, fraudepreventie en technische logging;
• communicatie (transactionele e-mails, nieuwsbrieven);
• het gebruik van cookies en advertentietrackers op de website.

3.2 Sandelia als verwerker

Wanneer de gebruiker via Sandelia gegevensverwerkt over zijn eigen klanten, leveranciers of partners (bijv. gegevens opfacturen), treedt de gebruiker in principe op als verwerkingsverantwoordelijkeen Sandelia als verwerker, in de zin van artikel 28 AVG.

In dat geval verwerkt Sandelia de gegevensuitsluitend om de Diensten te leveren, in overeenstemming met de instructiesvan de gebruiker en de AGV.
Een verwerkersovereenkomst (DPA) kan deze relatie formaliseren.

4. Verwerkte persoonsgegevens

4.1 Identificatie- en accountgegevens

• naam en voornaam (indien verstrekt);
• professioneel e-mailadres;
• telefoonnummer (indien verstrekt);
• voorkeurstaal;
• account-ID’s, rollen en toegangsrechten;
• technische identificatoren en loginhistoriek.

4.2 Authenticatie en SSO

Gebruikers kunnen zich aanmelden via:

• Google (SSO),
• Microsoft (SSO),
• Apple (SSO),
  of via e-mail en wachtwoord.

In dit kader verwerkt Sandelia uitsluitendde gegevens die noodzakelijk zijn voor authenticatie (unieke identificator,e-mailadres en minimale technische informatie).

4.3 Professionele gegevens

• handelsnaam, rechtsvorm;
• ondernemings- en/of btw-nummer;
• professioneel adres;
• facturatie- en configuratie-instellingen.

4.4 Inhoudsgegevens en documenten

• facturen, offertes, creditnota’s;
• bewijsstukken, PDF-bestanden of afbeeldingen;
• gegevens opgenomen in deze documenten (namen, adressen, btw-nummers, bedragen, referenties, vervaldatums, beschrijvingen).

IBAN
Sandelia onderhoudt geen afzonderlijke databank met IBAN-nummers van klanten ofleveranciers. Een IBAN kan echter voorkomen in de inhoud van een factuur ofdocument dat door de gebruiker wordt geüpload of gegenereerd. In dat gevalwordt het IBAN verwerkt en bewaard als onderdeel van het betreffende document,gedurende de toepasselijke bewaartermijn.

4.5 Support en communicatie

• inhoud van e-mailuitwisselingen met de supportdienst;
• berichten die via WhatsApp worden uitgewisseld voor supportdoeleinden (inhoud en metadata).

Het gebruik van WhatsApp impliceertverwerking door Meta Platforms volgens hun eigen privacybeleid. Sandelia raadtaan om geen gevoelige informatie via WhatsApp te verzenden.

4.6 Technische en beveiligingsgegevens

• IP-adres;
• toegangs- en activiteitslogs;
• gegevens over browser, besturingssysteem en apparaat;
• prestatie-, fout- en incidentgegevens.

4.7 Cookies en marketinggegevens

Onder voorbehoud van uw toestemming:

• cookies en advertentie-ID’s;
• navigatie- en interactiegegevens;
• gegevens met betrekking tot conversies en advertentiecampagnes.

5. Uitgesloten gegevens en gebruiksbeperkingen

Sandelia is niet bedoeld voor de verwerkingvan bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9AVG (gezondheidsgegevens, politieke opvattingen, biometrische gegevens, enz.).

Het is verboden om Sandelia tegebruiken voor:

• het invoeren van rijksregisternummers (RRN);
• het bewust uploaden van documenten met gevoelige persoonsgegevens.

In geval van overtreding behoudt Sandeliazich het recht voor om de maatregelen te nemen zoals voorzien in de AGV(verwijdering van inhoud, opschorting of beëindiging van het account).

6. Doeleinden en rechtsgrondslagen vande verwerking

6.1 Uitvoering van de overeenkomst(artikel 6.1.b AVG)

• levering van de Diensten;
• beheer van accounts en abonnementen;
• verwerking van documenten, OCR en automatiseringen;
• klantenondersteuning.

6.2 Wettelijke verplichtingen (artikel6.1.c AVG)

• boekhoudkundige en fiscale verplichtingen van Sandelia;
• antwoorden op wettelijke verzoeken van bevoegde autoriteiten.

6.3 Gerechtvaardigd belang (artikel6.1.f AVG)

• systeembeveiliging en fraudepreventie;
• verbetering en stabiliteit van de Dienst;
• geschillenbeheer en verdediging van rechten;
• bewaring van bewijsstukken en logs.

Sandelia waakt over een evenwicht tussenhaar gerechtvaardigde belangen en de rechten van de betrokken personen.

6.4 Toestemming (artikel 6.1.a AVG)

• cookies en advertentietrackers;
• verzending van nieuwsbrieven via Mailchimp.

Toestemming kan te allen tijde wordeningetrokken.

7. Kunstmatige intelligentie (AI)

Sandelia biedt geïntegreerde AI-assistentenaan, geleverd via OpenAI.

7.1 Overgedragen gegevens

Afhankelijk van het gebruik:

• gebruikersvragen (prompts);
• contextuele elementen die nodig zijn voor het antwoord;
• uittreksels van documenten of gestructureerde gegevens.

7.2 Geen opt-out

Het gebruik van AI-functionaliteitenimpliceert de overdracht van gegevens aan OpenAI.
Er is geen opt-out mogelijkheid voor deze functionaliteiten.

7.3 Aansprakelijkheid

AI-resultaten zijn probabilistisch enkunnen fouten bevatten.
De gebruiker blijft volledig verantwoordelijk voor verificatie en gebruik.

8. Cookies en advertentietrackers

De Sandelia-website gebruikt een cookiebannermet toestemmingsbeheer.

8.1 Gebruikte tools (onder voorbehoudvan toestemming)

• Google Ads;
• Meta Pixel (Facebook / Instagram);
• LinkedIn Insight Tag.

8.2 Beheer van toestemming

Gebruikers kunnen cookies accepteren,weigeren of personaliseren via de cookiebanner en hun voorkeuren op elk momentaanpassen.

9. Ontvangers van de gegevens

9.1 Dienstverleners en verwerkers

Persoonsgegevens kunnen worden verwerktdoor onder meer:

• Amazon Web Services (AWS) – hosting (EU);
• Stripe (Europa) – betalingen;
• Mailchimp – nieuwsbrieven;
• Recommand (BRBX – BE 1012.081.766, België) – Peppol;
• Mindee – OCR;
• OpenAI – AI-assistenten.

9.2 Bevoegd personeel

Toegang is beperkt tot gemachtigdemedewerkers, onder vertrouwelijkheid.

9.3 Autoriteiten

Indien wettelijk of gerechtelijk verplicht.

10. Internationale doorgiften

Sandelia verkiest verwerking en opslag binnende Europese Unie.
Bepaalde dienstverleners (zoals OpenAI) kunnen echter doorgiften buiten de EERimpliceren.

In dergelijke gevallen worden passendewaarborgen voorzien (standaardcontractbepalingen, aanvullendebeveiligingsmaatregelen).

11. Bewaartermijnen

11.1 Accounts en gebruikersgegevens

Gegevens worden bewaard gedurende decontractuele relatie.

11.2 Na beëindiging

Na beëindiging van het account en delaatste betaling worden gegevens gedurende 90 dagen bewaard omexport of recuperatie mogelijk te maken.

Na deze termijn worden de gegevensverwijderd of opgeschoond, behoudens wettelijke verplichtingen of lopendegeschillen.

11.3 Logs en beveiliging

Technische en beveiligingslogs wordenbewaard zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, fraudepreventie enbewijsdoeleinden, zonder vooraf vastgelegde termijn.

12. Beveiliging

Sandelia implementeert passende technischeen organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleuteling van communicatie (TLS/HTTPS);
• toegangscontrole en rechtenbeheer;
• logging en monitoring;
• back-ups en herstelprocedures.

Tweefactorauthenticatie (2FA/MFA) ismomenteel nog niet actief, maar wordt binnenkort voorzien.

13. Rechten van betrokkenen

Conform de AVG beschikt u over de volgenderechten:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op gegevenswissing;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar;
• recht op gegevensoverdraagbaarheid (indien van toepassing);
• recht om toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden gericht aan info@sandelia.be.
Een identiteitsbewijs kan worden gevraagd.

Toezichthoudende autoriteit

België: Gegevensbeschermingsautoriteit(GBA/APD).

14. Communicatie en nieuwsbrieven

Sandelia verstuurt:

• transactionele e-mails (account, facturatie, beveiliging) via dienstverleners zoals AWS SES of SendGrid;
• nieuwsbrieven via Mailchimp, met mogelijkheid tot uitschrijving.

15. Wijzigingen van dezePrivacyverklaring

Deze Privacyverklaring kan worden aangepastom wettelijke, technische of functionele ontwikkelingen te weerspiegelen.
Belangrijke wijzigingen worden gecommuniceerd via de website of het platform.

16. Toepasselijk recht

Deze Privacyverklaring wordt beheerst doorhet Belgisch recht.
De rechtbanken van Brussel zijn bevoegd.